Coca-Cola | 人事部門を戦略ビジネス パートナーとして再編成

By Blue Prism 最高マーケティング責任者兼エクスペリエンス責任者(CMXO) シェール・キヤラ (Shail Khiyara

Coca Cola-1130年の歴史を持ち、200か国で500種類以上のブランドを展開し、2億人の顧客を抱え、毎日19億個の製品が消費されている企業は、人事部門をいかにして変革したのでしょうか。

Coca-Colaと言えばガラス瓶に詰められた清涼飲料水が有名ですが、それだけの企業ではありません。驚くほど巨大な組織を持ち、500種類あるブランドのうち20種類のブランドで年間10億ドル以上の収益を生み出しています。今週、私が司会を務めた第7回のBlue Prism Caféでは、Coca-Cola人事サービス担当バイスプレジデントのカーラ・ヨンガー(Karla Younger)氏と人事サービス担当ディレクターのベス・コード(Beth Cord)氏にお越しいただきました。

ヨンガー氏とコード氏はBlue Prismのデジタル ワークフォース プラットフォームを活用し、人事部門の変革をリードし、人間的な人事を取り戻そうとしています。

数年前、Coca-Colaの財務部門がRPAの利用を開始しました。それ以来、他の部門でも、社内で行うべきことを検討し始めました。有力な候補は人事部門でした。最初に150個のプロセスを洗い出し、どのプロセスをどの程度自動化できるかを検討して、自動化の対象となるプロセスを決定しました。

プロセスの選定
ヨンガー氏とコード氏は、選定を始めるにあたり、まず手作業の人事プロセスの大部分を管理しているSME(主題専門家)と相談したと言います。件数、プロセスの処理頻度、引き継ぎの発生回数などに関する質問を行ったうえで、一定の評価手順を使用して、実現可能性のスコアが最も高いプロセス、リスクが最も高いプロセス、プロセスに関与している従業員の数などを特定しました。また、85%の人事プロセスを使い易いオンラインのマッピング ツールに記録しました。そうすることで、各プロセスに関連するすべての情報を一箇所に集約した、信頼できる情報源を構築することができました。

「ツールによってプロセスの仕組みについての考え方が変わりつつあります。また、このようなツールはRPA関連の作業を行う際や、自動化の観点から物事を検討する際にも欠かせません。」

人事監査
Coca-Colaの人事グループは現在、人事監査をBlue Prismを使用し、SAP環境で行っています。最近までは、人間がレポートを実行して監査を行い、時間をかけて形式を整えてから結果に含まれる例外や異常を調べ、データの不一致の問題が見つかった場合はそれに対処していました。Blue Prismのデジタル ワークフォースを利用している現在は、ロボットが自動的にレポートを作成するためアナリストは送られて来たレポートを基に例外対処に集中できるようになりました。50以上の監査対象プロセスは複数のSAPサブモジュールにまたがっており複数の従業員が関わっています。この自動化によって多くの時間が節約され、これまでにないほどデータに集中できるようになりました。さらに、これらのレポートを作成するタイミングをずらすことで、作業負荷を分散できるようになっただけでなく、レポートが常に確実に生成されて担当者に送信されるようにもなりました。また、ケース管理システムでレポートを追跡し、レポートが送信または処理された日時を確認することもできます。これは手作業のプロセスでは不可能だったことです。

これと並行して、Coca-Colaでは採用プロセスにおける経歴調査のテストを進めています。その後は給与支払処理の自動化と人事データの各要素をさらに詳しく検討する予定です。

ここ数年間、人事サービス チームはCoca-Cola Refreshments社の人事監査だけを行っていました。しかし、同社のフランチャイズ環境が変化した結果、人事サービス チームは8種類の異なるデータセットの監査を担当することになりました。Blue Prismのサポートを受けることで、人員を増やすことなく作業量の増大に対処できただけでなく、常に正確な結果が得られるようにもなりました。Blue PrismはSalesforce.comとも統合できるため、監査結果の配信を自動化し、データを安全に保管できるようになったほか、すべての結果を完全に可視化できるようにもなりました。

「Blue Prismの導入により、8時間体制から24時間体制への変更や、人事監査データのサンプリング廃止による精度の向上が可能になりました。すべてのトランザクションが参照でき、100%のデータを監査できるようになったのです。」

顧客体験
ヨンガー氏とコード氏は、人事サービスの自動化の目的は、時間のかかるトランザクション業務を担当者から削減することで、人に接する時間を増やしたり、従業員が関係する慎重を要する状況や複雑な状況への対処に必要な時間を確保したりすることであると強調しました。

Blue Prismならば、「変更する箇所を必要に応じて選択する」ことができるということを、お二人はCaféのセッション中に様々な形で指摘していました。

本ウェビナーの500名の参加者にアンケートを実施し、「人事部門でRPAを優先的に導入すべき分野はどれか」という質問をしました。興味深いことに、参加者の32%が「レポート」、24%が「人事データ」、21%が「給与支払」、12%が「人材獲得」、11%が「福利厚生」を、RPAを導入すべき分野であると回答しました。

人材増強と従業員のスキル再教育
従業員の体験に関する議論は、当然ながら、人間の労働者をデジタル ワーカーで置き換える可能性の話へと展開しました。しかし、これはCoca-Colaが目指すことではありません。実際、人事サービス チームでは、手作業の自動化を進め、より価値の高い分析的な業務に従事させることを目指し、数か月前に、従業員を再教育してさらに高度な職務に配属する計画の策定を始めました。

その話を聞き、私は「今後の人材確保の選択肢として自動化により解放された社内人材の再教育・再配置で補うことが可能となる」という意見を述べました。

Coca-Colaでは現在、今後必要となる各種の職務の準備を行い、将来のスキルの確保に向けた研修を実施しています。従業員は目の前にあるチャンスに熱心に取り組んでいると言います。

「私たちは当社の従業員にイノベーションの最先端に立ってほしいと思っています。私たちも一緒に最先端に立ち、創造性を促し、機会を提供したいと思います。何かに挑戦してみて、うまくいかなかった場合も、失敗から教訓を得て、次は成功するように取り組みます。私たちはそのような姿勢を持てる環境を作り出すよう努めており、従業員もそれを歓迎しています。」

Coca-ColaRPA導入事例
本ウェビナーは、こちらをクリックしてご覧ください。Coca-ColaのRPA導入の取り組みについてヨンガー氏とコード氏にお話しいただいた内容をすべて聞くことができます。